Norite biuro be popierių? Planuokite specifinę infrastruktūrą

Nekilnojamojo turto agentūra „Capital“ „biuro be popieriaus“ politiką pradėjo kryptingai įgyvendinti tik persikėlę į naująjį biurą „City“ verslo centre šių metų kovą. Bendrovės komanda popierių iškeitė į papildomus ekranus ir dizainerių kurtus elektroninių dokumentų bei prezentacijų šablonus.

„Mūsų darbe vienas didžiausių popieriaus ryklių buvo lankstinukų ir įvairios reklaminės medžiagos spausdinimas. Nusprendėme, kad pasitelkę grafinio dizaino programas, dizainerių kurtus prezentacijų, objektų pristatymo šablonus mes ne tik sutaupysime popieriaus, tačiau gerokai padidinsime ir darbuotojų našumą. Dabar nebereikia derinti nesibaigiančių maketų, visą informaciją galima sudėti į 30 skirtingų iš anksto paruoštų elektroninių dokumentų šablonų, o bendrovės maketuotojai padeda, jeigu dokumento negali užbaigti pats darbuotojas“, – pasakoja Mantas Mikočiūnas, „Capital“ vadovas.

Pasak jo, gerai apgalvojus ir sukūrus biuro bei reikiamos įrangos infrastruktūrą pavyko popieriaus naudojimą sumažinti net derinant ir pasirašant sutartis.

„Iki šiol, kol pasirašydavome vieną tipinę sutartį, sunaudodavome 40 – 50 popieriaus lapų: pirminės sutarčių versijos buvo spausdinamos, tada susirinkus visų šalių atstovams redaguojamos susitikimo metu, tada vėl spausdinamos naujos dokumento redakcijos, kol galų gale po trijų – keturių derinimų sutartis buvo pasirašoma. Dabar didžioji dauguma sutarčių yra derinamos ekranuose. Visiems susitikus pas mus specialiai įrengtose posėdžių salėse, sutartis redaguojama tiesiai ekrane, o ir pats procesas, įjungus šiek tiek interaktyvumo, tapo patrauklesnis“, – teigia M. Mikočiūnas.

Specialiai spausdinimui skirtos patalpos

Prieš metus į „Hanner“ plėtotą „City“ biurų pastatą persikrausčiusios draudimo bendrovės „Gjensidige“ komunikacijos vadovė Baltijos šalims Jovita Aukštuolytė – Minderienė pasakoja, jog kėlimasis į naują biurą taip pat leido šiai bendrovei pradėti kurti „biuro be popieriaus“ kultūrą.

„Pradėjome nuo švaraus stalo politikos. Tai reiškia, kad darbo pabaigoje paliekame savo stalus tuščius. Taigi, kuo mažiau juos apkrauname, tuo geriau. Kai kraustėmės iš senųjų biurų kiekvienas darbuotojas gavo po nedidelę dėželę savo daiktams susidėti. Daliai tai buvo sprendimas, gerokai sumažinęs persikraustymo rūpestį, daliai tai buvo iššūkis atsisakyti popierių, segtuvų ir kitų kanceliarinių įrankių, kurie buvo sukaupti ant stalų ir stalčiuose“, – pasakoja J. Aukštuolytė – Minderienė. Pasak draudimo bendrovės komunikacijos vadovės, ruošiantis persikraustymui iš viso buvo išvežta perdirbti apie 1,5 t nereikalingų popierių. Dabar dalis darbuotojų vis dar naudojasi užrašinėmis ar šratinukais, taip pat spausdina dalį dokumentų, tačiau spausdinimas vyksta ne įprastose biuro erdvėse, o tam specialiai įrengtose spausdinimo patalpose.

„Spausdinimo patalpos padidina atstumą iki spausdintuvo, todėl dalis pagalvoja, ar tikrai verta kažką spausdinti, taip pat tai padeda efektyviau organizuoti visą švaraus stalo politikos veiklą – rašikliai, segikliai ir kitos kanceliarinės priemonės yra prieinamos tik tam skirtuose kambariuose. Taip pat juose yra visa papildoma įranga reikalinga dokumentams susegti ar sunaikinti. Spausdindami tam skirtose patalpose, darbo erdvėse išlaikome grynesnį orą ir išvengiame dulkių“, – pasakoja draudikų atstovė.

Ieškant biuro – vis dar retas atrankos kriterijus

Anastasija Pocienė, UAB „Hanner“ komercinio nekilnojamojo turto nuomos vadovė teigia, jog bendrovės ieškodamos biuro vis dar retai deklaruoja, jog nori specialaus patalpų, darbo vietų plano pritaikymo, kad darbuotojai galėtų dirbti su mažiau popierių. Tačiau tos įmonės, kurios kelia sau tikslą sumažinti biure naudojamo popieriaus kiekį, turėtų atsižvelgti į keletą veiksnių:

• Spausdintuvai turėtų stovėti tam paskirtose patalpose, toliau nuo darbo vietų. Taip darbuotojai, turintys paėjėti iki spausdintuvo, dažniausiai pagalvoja, ar tikrai viską verta spausdinti.
• Taip pat biure turi būti įdiegtos debesijos, elektroninių dokumentų, šablonų formos, naudojamos specialios programėlės, kurios sumažintų poreikį informaciją spausdinti.
• Spausdinimo patalpoms būtina paskirti atskirą ir dažniausiai didesnę patalpą, kurioje tilptų ne tik spausdinimo aparatai, tačiau ir kita reikalinga technika bei įrankiai. Tokie kambariai dažnai naudojami ne tik spausdinimo funkcijai, tačiau ir dokumentų surišimui, naikinimui, popierių rūšiavimui, todėl juose būtina numatyti vietas konteineriams, stalviršiams, ant kurių darbuotojai galės susitvarkyti dokumentus. Pavyzdžiui, „CITY“ biurų pastate įsikūrusios draudimo bendrovės „Gjensidige“ spausdinimo patalpų plotai siekia nuo 7 iki 12 kv. m.
• Atskiros patalpos arba nišos, kuriuose bus statomi spausdintuvai turi turėti gerą ventiliaciją. Aparatai skleidžia šilumą, kvapą, todėl geras vėdinimas yra reikalingas, kad darbas spausdinimo kambariuose būtų patogus.
• Renkantis vietą, kur statyti spausdinimo aparatą, reikia įvertinti tai, kad prie jo formuosis darbuotojų srautas. Todėl šalia esančios darbo vietos greičiausiai nebus itin patogios.

Šaltinis: AB Hanner